Por Fórmulas

Excel nos permite ordenar la información rápidamente utilizando el comando Ordenar y filtrar, pero en ocasiones necesitamos una fórmula para ordenar datos en Excel y en esta ocasión te mostraré una alternativa para hacerlo.

En el primer ejemplo ordenaremos los datos por los datos numéricos y en el segundo ejemplo ordenaremos por los valores de texto.

Para nuestro primer ejemplo haremos un ordenamiento descendente de la columna Calificación. La función que nos permitirá hacer esto de una manera sencilla será la función JERARQUIA.EQV la cual obtiene la posición de un número dentro de un rango.

=JERARQUIA.EQV(B2,$B$2:$B$9)

Esta fórmula obtiene la posición del valor en B2 dentro del rango B2:B9 que para nuestro ejemplo será la posición 3, observa el resultado:

 

La columna Posición asigna el número 1 al valor más alto dentro del rango y a partir de ahí se enumeran todos los registros.

Ahora que ya tenemos las posiciones podemos ordenar los datos utilizando como referencia la columna posición y utilizando la función INDICE y la función COINCIDIR de la siguiente manera:

=INDICE($A$2:$A$9,COINCIDIR(E2,$C$2:$C$9,0))

La función INDICE obtiene un valor dentro de un rango con solo especificar su fila. Con esta fórmula estamos buscando dentro del rango A2:A9 y la fila la obtenemos al hacer coincidir el número 1 de la columna E con el número 1 de la columna C (Posición) que para nuestro ejemplo es Roberto:

 

Al copiar la fórmula hacia abajo obtenemos automáticamente el nombre de cada alumno de acuerdo a su posición. Para obtener el dato de la calificación usamos una fórmula idéntica a la anterior con la diferencia de que la función INDICE hará la búsqueda sobre el rango B2:B9:

 

Con esto hemos ordenado los datos de manera descendente utilizando una columna numérica. Si queremos hacer un ordenamiento ascendente debemos hacer un solo cambio en la función JERARQUIA.EQV de la columna Posición colocando un número 1 como el tercer argumento de la función lo cual hará que los datos se ordenen de manera ascendente. Observa la fórmula de la celda C2 y el resultado del ordenamiento en los datos:

Fórmula para ordenar texto en excel

Para ordenar texto en Excel utilizando fórmulas es importante recordar la manera en que la herramienta trabaja con texto especialmente al utilizar operadores de comparación. Observa la siguiente tabla de datos:

 

Al utilizar el operador Mayor que (>) para comparar dos textos, Excel nos responderá si el primero de ellos tiene una posición mayor dentro del alfabeto. Para la celda C2 el resultado es falso porque la letra A no está después de la letra B. Sin embargo, para la celda C3 el resultado es verdadero porque la letra Z está efectivamente después de la letra A.

Para llegar a la solución de ordenamiento utilizaremos la función CONTAR.SI la cual nos ayudará a contar la cantidad de cadenas de texto que se encuentran ubicadas alfabéticamente antes de otra. 

=CONTAR.SI($A$2:$A$9,"<="&A2)

La función CONTAR.SI contará todos los elementos del rango A2:A9 que sean menores o iguales que el valor de la celda A2 y de esta manera sabremos la cantidad de valores que le anteceden alfabéticamente.

 

En nuestro ejemplo Brenda tiene la posición 1 porque la función CONTAR.SI encuentra que solo el texto de la misma celda A8 es menor o igual a Brenda. La posición 2 es para Ignacio porque Brenda e Ignacio son los valores ubicados en una posición alfabética menor o igual dentro del rango. Para generar la tabla con los datos ordenados utilizamos la misa técnica que en el ejemplo anterior con la función INDICE y COINCIDIR:

 

De esta manera hemos ordenado los datos de manera ascendente por la columna Nombre. Si queremos ordenarlos de manera descendente será suficiente con cambiar el operador de comparación utilizado en la condición de la función CONTAR.SI por un símbolo Mayor qué (>).

 

Este video fue tomado del canal de Formulas excel