Combinar correspondencia

Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:

• Un conjunto de etiquetas o sobres: El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
• Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes: El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
• Un conjunto de cupones numerados: Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

Como combinar correspondencia

 

1. Inicie Word: Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará.

2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.

 

Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la informacion

 

El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

 

Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar el documento actual.

 

Conectarse al archivo de datos

En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.

 

Elegir los registros en el archivode datos que vamos a utilizar

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

 

Agregar Campos

Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los hipervínculos en el panel de tareas.

 

Asignar Campos

Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere

 

Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes de completar del todo la combinación.

 

Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:

• Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de tareas.
• Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.

 

Completar la Combinación

 

Si está combinando cartas, puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta por página.

 

Les dejo un video tomado del canal de Choax Tutorials